Terminoloogia
Asutuste dokumendi- ja arhiivihalduse personalile mõeldud erialaterminid ja nende määratlused moodustavad osa laiemast arhiivinduse terminoloogiast. Terminite määratlused ei kujuta endast legaaldefinitsioone (v.a seal, kus näidatud), vaid aitavad rahvusarhiivi juhistest ja nõuannetest paremini aru saada.
Siin toodud määratluste versioonid on ajakohaseimad ning võivad seetõttu erineda trükis avaldatud määratlustest.
Arhiivikasutajatele mõeldud terminoloogia ja mõistetega saab tutvuda meie virtuaalses uurimissaalis VAU (ülaservast valik Abi/Tagasiside > Üldised mõisted).
A | |
| algse korra austamise printsiip / registratuuriprintsiip | arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus |
| andmekogu | tarkvaraliste vahenditega loodud korrastatud andmete kogum |
| arhiiv | 1. arhivaalide kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus; 2. asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum (arhiiviseadus) |
| arhiiviasutus | arhivaalide kogumise, säilitamise ja kasutamise võimaldamisega tegelev asutus |
| arhiivifond / fond | avalikku arhiivi vastuvõetud ja omaette koguna registreeritud arhiiv |
| arhiivihaldus | dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine |
| arhiivikarp, -mapp, -kaaned, ümbrik | arhivaalide säilitamisel kasutatav arhiivipüsivusnõuetele vastavast materjalist valmistatud kindlate konstruktsiooninõuetega ümbris |
| arhiivimoodustaja | juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi |
| arhiivinimistu / nimistu | 1. arhiivikirjelduste kogum; 2. arhivaalide peamine otsi ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis |
| arhiivipüsivusnõuded | arhivaalide loomisel, korrastamisel ja säilitamisel kasutatavatele materjalidele, toodetele ja tehnoloogiatele teatavate standarditega määratletud nõuded, mille järgimine tagab säilitatava teabe võimalikult pika eluea, sh kasutusaja |
| arhiiviruum / hoidla | arhivaalide nõuetekohaseks hoidmiseks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruum |
| arhiiviskeem | hierarhiline liigitusskeem, mis määrab kindlaks arhiiviväärtusega ainese korrastusüksused, nende tähistused, järjestuse ja nimetused |
| arhiiviväärtus | avaliku arhiivi poolt hindamisega dokumendile antud väärtus, mis keelab tema hävitamise ja eeldab tema säilitamist avalikus arhiivis |
| arhivaal | dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse (arhiiviseadus) |
| arhivaalide loetelu | asutuses tekkinud dokumentide haldamise vahend, kus loetletakse kõik asjaajamises tekkinud toimikud või muud üksused |
| asjaajamiskord | alusdokument asutuse asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamiseks |
| asutus / arhiivimoodustaja | juriidiline või füüsiline isik, kelle tegevuse käigus luuakse ja saadakse dokumente, mis moodustavad arhiivi |
| autentsus | dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) säilimine läbi aja |
D | |
| dokumendi elukäik | toimingud dokumendiga alates selle loomisest kuni hävitamise või arhiiviasutusse üleandmiseni |
| dokumendi lisaväärtus / teisene väärtus | dokumendi tähtsus kolmandatele isikutele, asutustele või kogu ühiskonnale, kellel puudub otsene side dokumendi loomise ja kontekstiga |
| dokumendi praktiline väärtus / esmane väärtus | dokumendi sisuline väärtus nende loomise tinginud tegevuse edasiseks tagamiseks |
| dokumendi väärtus | dokumendi tähtsus erinevatele inimrühmadele ja asutustele ühiskonna toimimise kajastamiseks, üksikute toimingute ja tehingute tõestamiseks või uurimishuvi rahuldamiseks |
| dokumendihaldus | 1. halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega (EVSISO 154891:2004); 2. asjaajamise käigus dokumentidega teostatavad toimingud, millega tagatakse nende autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus |
| dokumendisüsteem | riist ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul |
| dokument | mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (arhiiviseadus) |
| dokumenteerimine | teabe eesmärgipärane jäädvustamine ja alalhoidmine asutuse tegevuste tõestamiseks ning tema aruandekohustuse tagamiseks |
| dokumentide loetelu | dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks |
E | |
| eelhindamine | avaliku arhiivi teostatav dokumendisarjade hindamine dokumentide loetelu alusel enne dokumentide loomist või saamist ilma üksikdokumente uurimata |
| elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) | dokumentide haldamise, kontrollimise ja neile juurdepääsu tagamise elektrooniline tarkvara |
| eraldamine | 1. dokumendihaldusprotsess; 2. dokumendi elukäigu või elukäigu etapi lõppemisel teostatav toiming dokumendi ühest süsteemist teise viimiseks või hävitamiseks |
| esmane väärtus / dokumendi praktiline väärtus | dokumendi sisuline väärtus nende loomise tinginud tegevuse edasiseks tagamiseks |
F | |
| fond / arhiivifond | avalikku arhiivi vastuvõetud ja omaette koguna registreeritud arhiiv |
| funktsioon | üks või mitu tegevust, millega täidetakse kindlat asutuse eesmärki või/ja ülesannet |
| funktsioonide analüüs | toimingud, mille käigus selgitatakse välja dokumentide haldamiseks olulised seosed funktsioonide, tegevuste ning toimingute vahel |
| füüsiline korrastamine | koondnimetus järgmistele arhivaalidega teostatavatele tegevustele, reeglina enne hoidlasse säilitamisele paigutamist või avalikku arhiivi üleandmist: puhastamine, parandamine, järjestamine, nummerdamine, kinnitamine, ümbristamine, tähistamine |
H | |
| hindamine | avaliku arhiivi ülesanne ja toimingud arhivaalide arhiiviväärtuse väljaselgitamiseks |
| hoidla / arhiiviruum | arhivaalide nõuetekohaseks hoidmiseks spetsiaalselt ehitatud või kohandatud ruum |
| hävitamiseks eraldamine | säilitustähtaja ületanud arhivaalide eraldamine nende füüsiliseks hävitamiseks või teabe kustutamiseks andmekandjalt |
J | |
| juurdepääs | õigus ja võimalus tutvuda teabega |
K | |
| kasutaja | dokumendisüsteemi dokumentide haldamisel osalev ja/või dokumentidele juurdepääsuõigust omav isik |
| kirjeldusüksus | arhivaalide kogum või arhivaal, mida on võimalik eraldi kirjeldada |
| kontekst | dokumendi seos asutuse funktsiooni, tegevuste, toimingute, dokumendisüsteemi ja teiste dokumentidega |
| korrastamine ja kirjeldamine | toimingute kompleks, mille käigus luuakse arhiivimoodustaja ja selle arhiivi täpne esitus arhivaalide säilimise, haldamise ja kasutamise võimaldamiseks |
| korrastusüksus | arhivaalide kogum või arhivaal, mida saab käsitleda ja hallata tervikuna |
L | |
| leidandmed | andmed säilikute leidmiseks, haldamiseks, viitamiseks. Moodustuvad avaliku arhiivi nimetusest (lühendina), fondi, nimistu ja säiliku tähisest/numbrist |
| lihtsustatud korras hävitamine | arhivaalide hävitamiseks eraldamine eelhindamisotsuse alusel ilma avalikult arhiivilt täiendavalt hindamist taotlemata. Tegevus dokumenteeritakse hävitamisaktiga |
| liigitamine | 1. dokumentide konteksti väljaselgitamine ja liigitusskeemina esitamine; 2. dokumentide seostamine liigitusskeemiga registreerimise käigus |
| liigitusskeem | 1. asutuse funktsioonide ning tegevuste ja/või sarjade hierarhiline esitus; 2. asutuse dokumentide loetelu osaks olev sarjade ja teiste liigitusüksuste struktureeritud loetelu |
M | |
| metaandmed | dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse ja mida hallatakse dokumendisüsteemis |
N | |
| nimistu / arhiivinimistu | 1. arhiivikirjelduste kogum; 2. arhivaalide peamine otsi ja juurdepääsuvahend avalikus arhiivis |
O | |
| optimaalsed säilitustingimused | tingimused arhivaalide säilitamiseks, mis tagatakse nõuetekohaselt ehitatud või kohandatud hoidla, nõuetekohase sisseseade, stabiilsete ja kontrollitud keskkonnatingimuste ning arhiivipüsivate materjalide kasutamisega ning millega tagatakse arhivaalidele turvaline kasutamine ja nende maksimaalne kaitse kogu säilitusperioodi vältel |
P | |
| provenientsiprintsiip / päritoluprintsiip | arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega |
| päritoluprintsiip / provenientsiprintsiip | arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kuuluvad kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega |
R | |
| registratuuriprintsiip / algse korra austamise printsiip | arhiivinduslik põhimõte, mille kohaselt arhiivi korrastamisel säilitatakse kord, mille arhiiv sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus |
S | |
| sari | liigitus, korrastus ja kirjeldusüksus, mis ühendab funktsiooni, liigi ja/või muu tunnuse alusel kokkukuuluvaid dokumente |
| säilik | paberdokumentide füüsilise haldamise üksus avalikus arhiivis (toimik, mapp vms) |
| säilitamine | arhivaalide nõuetekohane hoidmine hoidlas ja muud arhivaalide eluea pikendamisele suunatud tegevused, kaasa arvatud finants- ja strateegilised otsused dokumentide või kogude tervikluse säilimiseks ja eluea pikendamiseks |
| säilitustingimused | olud, milles arhivaale hoitakse, sh hoidla, sisseseade, keskkond, korrastamisel kasutatud materjalid jne |
| säilitustähtaeg | lühim aeg, mille jooksul dokumenti tuleb säilitada, ja mis väljendatakse tavaliselt aastates või alatisena |
| säilitustähtaja määramine | dokumendihaldusprotsess, mille käigus esitatakse asutuse hinnang dokumentide väärtuse ja säilitamisvajaduse kohta |
T | |
| tavakorras hävitamine | arhivaalide hävitamiseks eraldamine Arhiivieeskirjas kehtestatud korras. Avalikult arhiivilt taotletakse iga kord hindamisotsust |
| tegevus | kindla väljundiga ühest või mitmest omavahel seotud toimingust koosnev jada asutuse funktsiooni täitmiseks |
| teisene väärtus / dokumendi lisaväärtus | dokumendi tähtsus kolmandatele isikutele, asutustele või kogu ühiskonnale, kellel puudub otsene side dokumendi loomise ja kontekstiga |
| toimik | asjaajamise käigus ühe sarja piires loodud või saadud dokumentidest moodustatud üksus |
| toiming | tegevuse osa, kus luuakse või saadakse dokumente |
| tähis | märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis |